Ergens bestelt een onderzoeker een wetenschappelijk boek uit 1987. Twee dagen later ligt het op zijn bureau – fris geprint, keurig gebonden, alsof het gisteren is gemaakt. En dat is waarschijnlijk ook zo.

Brigitte van den Berg is Fulfilment Coördinator bij De Gruyter Brill en stond aan de wieg van de samenwerking met Printforce. Ze begon – inmiddels 22 jaar geleden – bij Brill, de Leidse academische uitgeverij die in 2024 fuseerde met het Berlijnse De Gruyter. Van huis uit is Brigitte grafisch vormgever, maar ze ontdekte al snel dat haar kracht ergens anders lag. “Ik ben toch meer een regelaar”, zegt ze lachend. Via traffic coordinator op de marketingafdeling belandde ze op de productieafdeling. Inmiddels is ze alweer dertien jaar verantwoordelijk voor het hele traject van bestelling tot bezorging.

De samenwerking met Printforce gaat nóg verder terug. In haar beginjaren bij Brill werkte Brigitte al samen met de voorloper van Printforce (Alphabase), toen digitaal printen op aanvraag nog in de kinderschoenen stond. “We printten voornamelijk losse artikelen en tijdschriften. Dat was de tijd dat we offprints (losse tijdschriftartikelen) op aanvraag gingen produceren. In plaats van ze vooraf op voorraad te drukken, printten we ze pas als er een bestelling binnenkwam. Dat was eigenlijk een heel vroege vorm van print-on-demand.”

Daarna groeiden de twee bedrijven zij aan zij verder. “We hebben elkaar goed aangevuld. Altijd gericht op kostenefficiëntie, altijd zonder onnodige voorraden. Dat was vanaf het begin de gezamenlijke taal.”

Beschikbaar
Om te begrijpen waarom print-on-demand zo goed past bij De Gruyter Brill, moet je begrijpen wat voor uitgeverij dit is. Geen bestsellers, geen seizoensboeken, maar standaardwerken over Byzantijnse geschiedenis, Japanse kunst of internationaal recht. Titels die niet na drie jaar zijn uitgeleefd. “Veel boeken zijn na drie jaar ‘oud’ voor de markt”, zegt Brigitte. “Maar de titels die wij uitgeven zijn tijdloos. Ze moeten gewoon beschikbaar blijven.” En dat zijn geen goedkope boeken: een wetenschappelijk boek kost al gauw honderd euro. Grote voorraden aanhouden is risicovol, zeker voor een assortiment van tienduizenden titels.

De oplossing: zo’n 25.000 titels – negentig procent van het volledige assortiment – zijn beschikbaar via print-on-demand. Er bestaat geen voorraad van; ze worden pas geprint op het moment dat iemand ze bestelt. De resterende tien procent (denk aan grote encyclopedieën, woordenboeken, kunstboeken met zeer hoge beeldkwaliteit) vraagt om een andere productiemethode.

Kop en schouders erbovenuit
De Gruyter Brill werkt met meerdere print-on-demand partners wereldwijd, volgens een bewuste strategie: produceer zo dichtbij de lezer als mogelijk. Een bestelling vanuit China wordt in China geprint, een bestelling vanuit de VS daar. Dat scheelt in distributiekosten én verkleint de milieu-impact aanzienlijk. Voor Europa is Printforce die partner, en meer dan dat. “Printforce steekt er met kop en schouders bovenuit”, zegt Brigitte. “Ze kunnen heel veel aan qua volume, maar leveren altijd goede kwaliteit. En ze lopen echt voorop in techniek en IT. Nieuwe machines worden vaak als eerste bij hen getest.”

Maandelijks produceert Printforce zo’n tien- tot elfduizend exemplaren voor De Gruyter Brill, boeken én tijdschriften. Brigitte: “De samenwerking is zo goed geregeld dat Thom Ringsma (directeur van Printforce) tijdens een recent bezoek aan ons kantoor in Leiden opmerkte dat De Gruyter Brill zijn meest gestandaardiseerde klant is. Dat is leuk om te horen. En de zeldzame keren dat er iets misgaat, wordt het altijd snel en efficiënt opgelost. Dat vertrouwen is in al die jaren nooit beschaamd.”

Blijven groeien
Brigitte beschrijft haar eigen rol als die van spil: ze verbindt klantenservice, magazijnen en print-on-demand partners en lost problemen op voordat ze groot worden. “Geen dag is hetzelfde. Dat is precies wat ik leuk vind. Ik stel mezelf ook voortdurend dezelfde vraag: hoe kan dit beter, hoe kan dit efficiënter? Het is niet alleen leuk om een nieuwe structuur op te bouwen; het is vooral leuk om iets te bouwen waarmee je echt verder kunt groeien.”

Er valt nog veel te groeien. Na de fusie met De Gruyter – dat tot nu toe weinig gebruikmaakte van print-on-demand – staat er een nieuwe opgave: ook dat assortiment via dit model beschikbaar maken. De kennis en infrastructuur die aan de Brill-kant zijn opgebouwd, vormen de basis. “De Gruyter Brill is klaar voor de toekomst”, zegt Brigitte met vol vertrouwen. “En Printforce ook. Dat is precies waarom we nog steeds samen optrekken.”